Handbuch

Umfassende Anleitung zur App

Das Easy Stocktaking Anwenderhandbuch zum Download als PDF finden Sie hier.

Allgemeines

Wozu diese App verwendet wird

Diese App dient der schnellen und einfachen Erfassung von Artikelbeständen zum Beispiel im Rahmen einer Inventur. Mit dieser App ist es möglich, über die Smartphone-Kamera oder einen externen Scanner Artikel zu scannen und die gezählte Menge des Artikels zu erfassen. Anschließend können die erfassten Mengen in eine CSV-Liste exportiert und versendet werden. Dabei müssen zuvor keine erwarteten Bestände erfasst und vorgegeben werden. Alle Artikel sollen tatsächlich aktuell gezählt werde.

Aufgabe des Benutzers

Der Benutzer der App wird nach dem Anlegen einer Inventur, die zu zählenden Artikel identifizieren (scannen) oder neu anlegen, sie gewissenhaft zählen und den gezählten Wert in der App erfassen.

Im Ergebnis befindet sich zu jedem gezählten Artikel mindestens ein Eintrag mit tatsächlich gezählten Mengen. Diese Liste der Zählungen und der aufgenommenen Artikel kann bearbeitet und in eine CSV-Datei exportiert werden. Eine Lagerbewertung erfolgt nicht.

Vorteile der Nutzung

Die App bedarf kaum Vorbereitungen. Es müssen zuvor keine Altbestände erfasst oder aus einem Warenwirtschaftssystem übernommen werden. Es werden schnellstmöglich die tatsächlichen Bestände erfasst und die Zähler kommen nicht in die Versuchung, erwartete Mengen einfach zu bestätigen.

Anbindung an vorhandene ERP-Systeme

Über den CSV-Export der Zählungen und der Artikel können die erfassten Daten auf einfachem Weg eingesehen und weiter bearbeitet werden (z.B. in Ihre vorhandene Software importiert werden). Für eine direkte Anbindung an ein vorhandenes ERP-System nehmen Sie bitte Kontakt zu uns auf.

Vollversion oder Startversion

Die Startversion bietet die Möglichkeit, die App mit bis zu 50 Artikeln auszuprobieren. Die Funktionen unterscheiden sich ausschließlich durch die Einschränkung auf die maximalen 50 Artikel in den Stammdaten. Das Erfassen von Inventuren und zugehörenden Zählungen unterscheidet sich in der Vollversion nicht von der Startversion.

Für die Nutzung der App mit mehr als 50 Artikeln, wird die Vollversion benötigt.

Eingabefelder

Einfaches Eingabefeld

Eingabefeld

Das einfache Eingabefeld wird zur Eingabe verschiedener Informationen zu Inventur, Zählung oder Artikel genutzt.

Während der Eingabe wird ab dem dritten Buchstaben ein Vorschlag in einer Auswahlliste angezeigt. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Eingabe in Klein- oder Großbuchstaben erfolgte. Auch Teile vorhandener Datensätze werden gefunden.

Eingabe-Vorschlag

Im Beispiel führt die Eingabe von „arti“ im Artikelnummer-Eingabefeld zum Vorschlag aller Artikelnummern, die mit dem Textteil „arti“ beginnen oder ihn enthalten.

Auswahlbox

Auswahlbox

Für die Auswahl einer Inventur aus den bereits angelegten Inventuren wird eine Auswahlbox angeboten. Hier kann die Bezeichnung der Inventur eingegeben werden. Ab dem dritten Buchstaben werden passende Inventuren vorgeschlagen. Die Auswahl von Inventuren kann auch direkt über den Auswahlpfeil rechts am Eingabefeld angezeigt werden.

Suchfelder / Filter

Suchfeld

Suchfelder werden in allen Listen angeboten. Die verschiedenen Listen können nach Eingaben gefiltert werden. Es werden nur noch passende Einträge gezeigt.

Wird in der Artikelliste zum Beispiel nach der Einheit „Liter“ gefiltert, werden alle Artikel angezeigt, deren Einheit, Artikelnummer oder Bezeichnung „Liter“ enthält. In der Kopfzeile der Liste wird die Überschrift mit der gefundenen Artikelanzahl angezeigt.

Mögliche Filter der Zählliste

Lagerplatz
GTIN / EAN
Artikelnummer
Artikelbezeichnung

Mögliche Filter der Artikelliste

Artikelnummer
Artikelbezeichnung
Einheit
GTIN / EAN

Suche löschen/ Filter entfernen

Suche beenden

Sollen wieder alle Artikel angezeigt werden, wird die Schaltfläche verwendet oder die Suche wird direkt im Suchfeld über das Kreuzchen gelöscht.

Sortiereinstellungen

Über die Schaltfläche Sortieren kann die aktuell angezeigte Liste sortiert werden. In den Sortiereinstellungen, die über die Schaltfläche aufgerufen werden, wird festgelegt, nach welchem Feld und in welcher Reihenfolge sortiert wird.

Sortieren

Durch Bestätigen der Eingabe wird die aktuelle Liste sofort umsortiert.

Eingabefeld mit Dateisuche

Dateisuche

Um eine Artikeldatei für den Import aus dem Dateisystem des Gerätes zu wählen kann entweder die Datei mit Dateipfad eingegeben werden oder die Dateisuche über die Schaltfläche Durchsuchen gestartet werden.

Datum mit Kalenderfunktion

Datum

Datumeingaben erfolgen im Format TT.MM.JJJJ oder durch Anwahl eines Tages in der Kalenderfunktion des Feldes.

Kalender

Menüs

Über Menüs werden weitere Informationen zur App

und weitere Funktionen angeboten, die auf kleinen Displays nicht mehr in einer Zeile angezeigt werden können.

weitere Funktionen

Pflichtfelder

Pflichtfeld

Mit einem Sternchen gekennzeichnete Eingabefelder sind Pflichtfelder, auf deren gültige Eingabe nicht verzichtet werden kann.

Schaltflächen

Die Navigation und Steuerung in der App wird über die Verwendung von Schaltflächen ermöglicht.

Neu

Über den Plus-Button können neue Inventuren (Plus-Button im Hauptmenü) oder neue Artikel (Plus-Button in der Artikelliste oder Plus-Button in der Zählung) erfasst werden.

Zurück

Der Zurück-Button in der linken oberen Ecke kehrt auf den vorherigen Programmpunkt zurück.

Datum

Datumeingaben erfolgen manuell im Format TT.MM.JJJJ oder durch Auswahl eines Tages aus dem Kalender. Die Schaltfläche öffnet den Kalender.

Löschen

Im Editierbereich können ganze Inventuren, Zählungen oder Artikel gelöscht werden. Eine Rückfrage, ob wirklich gelöscht werden soll, verhindert das versehentliche Löschen der Daten.

Ändern

Über diesen Button kann die ausgewählte Inventur editiert werden

Hamburger-Menü

Über das Hamburgermenü können weitere Einstellungen und Informationen zur Anwendung aufgerufen werden.

Import

Artikel können hier aus einer CSV-Datei importiert werden.

Listen

Der Listenbutton in der Erfassung von Zählungen ruft eine Liste aller Zählungen dieser Inventur auf. Die gleiche Liste wird über den Button „Zählungen“ im Hauptmenü geöffnet

Export

Artikel und Zählungen können in eine CSV-Datei exportiert werden.

Start

Der Home-Button ist aus allen Masken erreichbar außer von der Startseite selbst. Über den Home-Button kehrt die Anwendung auf die Startseite zurück.

Weitere

Über die Punkte wird eine Auswahl weiterer Funktionen angeboten, die auf einem kleinen Display keinen Platz mehr finden.

Speichern

In Editierbereich werden die neu erfassten Daten erst durch Drücken des Speichern-Button gespeichert.

Alle Eingaben, die nicht hier noch nicht gespeichert wurden, können rückgängig gemacht werden.

Scannen

Barcode scannen. Die Schaltfläche startet den Scanner bzw. die Kamerafunktion.

Suche

In den Artikel kann über das Suchfeld nach Artikeln mit bestimmten Einheiten, Artikelnummern oder GTIN / EAN oder auch Teilen davon gesucht werden.

In den Zählungen kann zudem nach dem erfassten Lagerplatz gesucht werden.

Sortieren

Die Artikelliste und auch die Liste der Zählungen können sortiert werden. Das Sortierkriterium und die gewünschte Sortierrichtung können gewählt werden.

Verwerfen

Im Editierbereich – Masken, in denen bereits gespeicherte Daten geändert werden können wie Artikel, Inventur oder Zählung editieren – können die erfassten Änderungen über den Rückgängig-Button verworfen werden.

Hamburger-Menü

Hamburger Menü

Vollversion erwerben

Über dieses Menü kann die Vollversion für mehr als 50 Artikel erworben werden. Die App der Startversion und der Vollversion unterscheidet sich durch die maximale Anzahl von Artikeln, die gezählt und bearbeitet werden können. In der Startversion ist diese Anzahl auf 50 Artikel begrenzt. Für das Aufnehmen bzw. Zählen von mehr als 50 Artikeln wir die Vollversion benötigt.

Optionen

In den Optionen wird festgelegt, ob in der Erfassung von Zählungen zusätzlich die Artikelcharge erfasst werden soll. Zusätzlich eingestellt werden, ob dazu ein Button zum Scannen der Charge angeboten wird. Abhängig von der hier gewählten Option wird die Exportdatei der Zählungen die eingetragenen Chargen enthalten.

Datenschutzerklärung

Unsere Datenschutzerklärung befindet ist hier.

Anleitung zu dieser App

Dieses Handbuch zu zur App wird auf Wunsch angezeigt.

Kurzanleitung zu dieser App

Eine Kurzanleitung zu dieser App zeigt den schnellen Einstieg in die Inventurfunktionen.

Navigation

Start der App

Startbildschirm

Beim Aufruf der App wird zunächst das Logo von be-team GmbH & Co. KG angezeigt bis die App geladen ist.

Startseite

Auf der Startseite der Anwendung werden verschiedene Funktionen angeboten, mit denen die Inventuren und zugehörigen Zählungen und Artikel verwaltet werden können.

Startseite

Dazu gehört die Auswahl einer vorhandenen Inventur (1).

Ändern einer Inventur (2) und die Möglichkeit eine neue Inventur anzulegen (3).

Über das Hamburger-Menü (4) können weitere Einstellungen und Informationen zur Anwendung aufgerufen werden.

Zur gewählten Inventur können Zählungen neu erfasst werden (5). Vorhandene Zählungen können angesehen und auch geändert werden (6). Die erfassten Zählungen können in eine CSV-Datei exportiert werden.

Vorhandene Artikel können bearbeitet werden (7). Neue können angelegt oder per Import aus einer CSV-Datei übernommen werden.

Vorbereitung

Geräte für die Erfassung von Zählungen bestimmen

Für die Erfassung von Zählungen wird ein Gerät benötigt, auf dem diese App installiert ist. Für das Erfassen von Artikeln ist es von Vorteil, wenn die GTIN / EAN der Artikel über ihren Strichcode gescannt werden können. Dies beschleunigt die Zählarbeiten deutlich. Das Scannen kann über einen Scanner oder auch über eine Smartphone-Kamera erfolgen. Hier muss zunächst noch ein Barcode-Scanner installiert sein.

Artikelstamm anlegen oder laufend erfassen?

Es ist möglich, sofort mit dem Zählen vorhandener Artikel zu beginnen indem jeder neue Artikel während der laufenden Zählung erfasst wird. Oder aber es wird zunächst ein Artikelstamm mit allen Artikeln erfasst und anschließend gezählt.

Lagerplätze benennen

Um das Zählen der vorhandenen Artikel zu strukturieren und Doppelzählungen zu vermeiden, sollten die Lagerplätze eindeutig benannt sein. Die kann durch Nummern oder Namen von Lagerplätzen erfolgen. So kann ein Lagerplatz „Hauptlager, Regal1, Fach 27“ heißen oder einfach „H127“. Das sollte jeder Lagerplatz eine eindeutige Bezeichnung erhalten und die zählenden Personen, sollten die Bezeichnungen des Lagerplatzes kennen oder ebenfalls über einen Strichcode scannen können.

Inventur anlegen

Die geplante Inventur wird vor der ersten Zählung angelegt. Weiter Informationen stehen im Beitrag Neue Inventur.

Zähler benennen

Es sollte nun eingeteilt werden, wer allein oder im Team die Artikel welcher Lagerbereiche zählen wird.

Zählungen Probelauf

Um den Umgang mit der App zu üben, kann ein Probelauf mit einer zuvor extra angelegten Test-Inventur durchgeführt werden. Sobald nach einigen Zählungen die Abläufe gut funktionieren, kann dann mit der geplanten richtigen Inventur begonnen werden. Ein Probelauf ist nicht zwingend erforderlich. Es kann auch sofort richtig gezählt werden und bei Irrtümern können fehlerhafte Zählungen jederzeit geändert oder gelöscht werden.

Inventur durchführen / Zählungen erfassen

Die Inventur sollte nun durch das zügige Erfassen der Artikelmengen im Bestand durchgeführt werden.

Inventur kontrollieren / nachzählen

Nach dem Erfassen aller Artikelmengen können die erfassten Zählungen direkt in einer Liste eingesehen oder auch in eine CSV-Datei exportiert werden. Eine Überprüfung auf Vollständigkeit der Lagerplätze und Artikel sollte erfolgen. Durch Kontroll- oder Nachzählungen kann die Inventur vervollständigt werden.

Inventur sichern und auswerten

Durch den Export der Zählungen als CSV-Datei und senden an ein anderes Gerät können die erfassten Daten gesichert werden. Eine Lagerbewertung erfolgt nicht über diese App.

Inventur abschließen

Sind alle Zählungen erfasst und kontrolliert kann die Inventur abgeschlossen werden. Das Abschließen der Inventur sperrt diese gegen versehentliche Änderungen. Es ist aber dennoch möglich, die Inventur wieder zu aktivieren und nachträglich zu ändern wenn z.B. doch noch Nachzählungen notwendig sein sollten.

Inventuren

Neue Inventur anlegen

Über die Schaltfläche rechts neben der Inventurauswahl und der Schaltfläche zum Editieren wird die Neuaufnahme einer Inventur geöffnet.

Neue Inventur

Bezeichnung (1)

Diese Bezeichnung der Inventur wird in der Inventurauswahl angezeigt und dient als Titel in den erfassten Zählungen. Die Bezeichnung ist ein Pflichtfeld. Auf die Eingabe einer Bezeichnung kann nicht verzichtet werden. Eine spätere Änderung der Bezeichnung ist jederzeit möglich. Der Name sollte möglichst kurz und eindeutig sein. Ist der Titel bereits für eine vorhandene Inventur vergeben, kann die neue Inventur nicht gespeichert werden. Eine entsprechende Meldung, dass der Name bereits vergeben ist, wird angezeigt.

Datum (2)

Das Datum der Inventur wird im Format TT.MM.JJJJ erwartet. Es kann zum Beispiel das Datum der ersten Zählung sein oder ein Stichtag, zu dem die Inventur erstellt wird. Der Tag kann aus der Kalenderfunktion (3) gewählt werden. Es muss ein Datum für die Inventur eingegeben werden eine Inventur ohne Datum kann nicht gespeichert werden.

Beschreibung (4)

Die Beschreibung kann für ihre weiteren Angaben zur Inventur genutzt werden. Sie taucht in den Listen nicht auf.

Inventurzustand (5)

Diese Kennung kann nach Abschluss der Inventur gesetzt werden, um versehentliche Änderungen an bereits abgeschlossenen Inventuren zu verhindern. Ist das Häkchen gesetzt, kann die Inventur nicht mehr geändert werden und keine Zählungen mehr dazu erfasst werden. Siehe auch Inventurzustand unter Inventuren ändern.

Inventur speichern(6)

Über die Schaltfläche ‚Inventur speichern‘ werden die Angaben zu dieser neuen Inventur gesichert. Die Inventur kann nun in der Auswahl des Startbildschirms gewählt werden.

Inventur auswählen

Inventurauswahl

In der Auswahlbox der Inventuren werden alle bereits angelegten Inventuren mit Ihrer Bezeichnung und dem Datum angezeigt. Die hier gewählte Inventur kann weiter bearbeitet werden. Die Daten dieser Inventur können eingesehen oder geändert werden. Es können neue Zählungen erfasst oder sogar die gesamte Inventur gelöscht werden.

Inventur ändern

Über die Schaltfläche rechts neben der Inventurauswahl kann die aktuell gewählte Inventur geändert werden.

Inventur bearbeiten

Die Daten der gewählten Inventur können verändert werden solang die Inventur nicht als abgeschlossen markiert ist (siehe Inventurzustand).

Alle Felder, die in der Neuanlage gesetzt wurden, können hier bearbeitet werden. Erst durch Bestätigung der erfassten Änderungen über die Schaltfläche [Inventur speichern] werden die Änderungen tatsächlich wirksam.

Bevor die Inventur gespeichert wird, können alle gemachten Änderungen über den Rückgängig-Button (1) verworfen werden.

Bezeichnung

Sind bereits Zählungen zur Inventur erfasst, so wird beim Speichern der Inventuränderungen ein entsprechender Hinweis gegeben.

Alle Zählungen, dieser Inventur werden ebenfalls geändert wenn die Rückfrage mit Ja beantwortet wurde.

Datum

Das Datum kann geändert werden wenn z.B. die Inventurarbeiten verschoben wurden. Die Eingabe erfolgt im Format TT.MM.JJJJ (z.B. 31.12.2018) oder über den Kalender.

Beschreibung

Die Beschreibung der Inventur dient Ihrer Information. Eine Änderung hat keinen Einfluss auf die Zählungen.

Inventurzustand

Die Inventur kann durch Setzen des Häkchens abgeschlossen werden. Ist die Inventur abgeschlossen, so können keine Zählungen mehr erfasst oder geändert werden. Die Erfassung der Zählungen ist gesperrt und wird mit einem Schloss-Symbol gekennzeichnet.

Diese Markierung kann wieder entfernt werden.

Rückgängig machen

Über den Rückgängig-Button (1) in der Titelzeile können alle erfassten und noch nicht gespeicherten Änderungen wieder rückgängig gemacht werden.

Erstellt am (3)

Hier steht das Datum der Neuanlage dieser Inventur. Dieses Feld kann nicht geändert werden.

Geändert am (4)

Hier wird das letzte Änderungsdatum angezeigt. Dieses Feld kann manuell nicht geändert werden. Es wird durch das Speichern der Inventur nach Änderung der Daten automatisch gefüllt.

Inventur speichern

Alle Änderungen werden geprüft und gespeichert wenn die Pflichtfelder gültig ausgefüllt wurden. Fehler in der Prüfung oder fehlende Pflichtangaben für die Bezeichnung und das Datum der Inventur werden gemeldet und rot unterlegt. Erst wenn alle Angaben gemacht wurden wird die Inventur gespeichert.

Inventur löschen (2)

Die gewählte Inventur kann über den Mülleimer in der Kopfzeile gelöscht werden. Das Löschen der Inventur löscht nach Rückfrage die Inventur und alle Zählungen, die zu dieser Inventur erfasst wurden ebenfalls.

ACHTUNG! Das Löschen der Inventur mit allen Zählungen kann nicht rückgängig gemacht werden.

Zählungen

Zählung starten

Neue Zählung starten

Das Erfassen neuer Zählungen wird über die Schaltfläche [Zählung starten] aufgerufen.

Die Inventur ist gesperrt

Wurde die Inventur bereits abgeschlossen, ist das Erfassen von Zählungen gesperrt und die Schaltfläche mit einem kleinen Schloss versehen. Gesperrte Inventuren können nicht mehr geändert werden und somit keine neuen Zählungen erfasst werden.

Zähler erfassen

In der Überschrift wird die gewählte Inventur, für die eine Zählung erfasst werden soll, angezeigt.

Zähler 1 / Zähler 2

Hier werden ein bis zwei Zähler mit Ihrem Namen, Kürzel oder Synonym erfasst.

Zähler 1 und Zähler 2 werden an jeder Zählung gespeichert und dienen lediglich der Information zur Zählung.

Die Eingabe eines zweiten Zählers ist optional. Er muss nicht eingetragen werden.

Durch Bestätigen der Schaltfläche [Zählung starten] (3) beginnt die Erfassung der Zählung.

Neue Zählung erfassen

Hier wird nun die neue Zählung eines Artikels erfasst und über den Speichern-Button (12) gespeichert.

Pflichtfelder sind durch ein rotes Sternchen gekennzeichnet.

In der Titelzeile wird die Inventur angezeigt (1), für die die neue Zählung erfasst werden soll. Bereits erfasste Zählungen dieser Inventur können über das Listensymbol (2) aufgerufen werden. Die Kopfzeile zeigt den oder die Zähler(3). Zwei Zähler werden durch ein Komma getrennt angezeigt.

Lagerplatz eingeben oder scannen

Die Bezeichnung des Lagerplatzes kann die Bezeichnung eines Regals sein, eine Regalnummer oder auch eine Kombination aus Lager, Regal und Ebene. Diese Bezeichnung für den Platz an den ein Artikel gezählt wird, wird an der Zählung gespeichert. Nach dem diesem Lagerplatz kann in den erfassten Zählungen gesucht werden. Durch die korrekte Bezeichnung des Lagerplatzes soll vermieden werden, dass Plätze doppelt gezählt werden und wenn es doch einmal passiert, können diese Doppelten gefunden und korrigiert werden.

Der Lagerplatz kann manuell eingetragen werden (3) oder von einem vorhandenen Barcode für den Lagerplatz gescannt werden. Über den Scannen-Button (4) kann dafür die Smartphone-Kamera verwendet werden oder auch ein Scanner.

Lagerplatzerweiterung

Endet die Lagerplatznummer mit mindestens zwei Punkten wird nach Bestätigung dieser Platzhalternummer zusätzlich die Erfassung der Lagerplatzebene angeboten.

Lagerplatz-Ebene eingeben

Die hier eingetragene Ebene ersetzt die zuvor eingetragenen oder gescannten Punkte.

Jeder nicht ersetzte Punkt wird in eine führende Null umgesetzt. So wird aus dem Platz „Lagerhalle 4 Regal 88/2….“ durch Bestätigen der eingegeben „14“ nun die Lagerplatzbezeichnung „Lagerhalle 4 Regal 88/20014“.

Die Verwendung von Platzhaltern ist optional.

GTIN / EAN eingeben oder scannen

Die GTIN oder EAN des Artikels wird über den Strichcode auf dem Artikel gescannt (7) oder manuell erfasst (6) und automatisch in den Artikelstammdaten gesucht. Ob die GTIN hier eine von Hand erfasste Nummer ist oder der Strichcode gescannt wird, macht keinen Unterschied.

Ist der Artikel im Artikelstamm vorhanden, werden durch das Bestätigen der GTIN / EAN die Artikeldaten angezeigt und die Eingabe der Menge wird erwartet.

Ist kein Artikel dieser GTIN / EAN vorhanden, kann er über den Plus-Button (8) in den Artikelstamm aufgenommen werden.

GTIN / EAN Neuaufnahme eines Artikels

Die in der Erfassungsmaske der Zählungen bereits eingetragenen Artikeldaten wie Artikelnummer, GTIN / EAN und Bezeichnung werden übernommen und in der Aufnahmemaske des Artikels angezeigt. Der Artikel wird durch die fehlenden Angaben ergänzt und kann gespeichert werden.

Informationen zu den Artikeldaten und sind unter „Artikel editieren“ im Artikelstamm zu finden.

Nach der Aufnahme des neuen Artikels durch Bestätigung des Speichern-Button kann dieser neue Artikel in der Erfassung der Zählung verwendet werden.

Charge ( optional )

Die Charge wird an dieser Stelle eingetragen (10) oder gescannt (9) wenn die Erfassung von Chargen in den Optionen des Hamburger Menüs eingeschaltet wurde. Die Charge wird beim Export der Zählungen nur dann in der Exportdatei gespeichert wenn die Option für die Erfassung von Chargen eingeschaltet wurde.

Artikelnummer

Der Artikel kann über die Artikelnummer gesucht werden wenn er nicht gescannt werden kann oder soll.

Nach Eingabe der ersten 3 Stellen der Artikelnummer, wird eine Auswahlbox geöffnet mit allen Artikel, die die eingegebene Kombination enthalten. Durch Eingabe weiterer Stellen, wird diese Auswahl weiter eingeschränkt. Gibt es keinen passenden Artikel, wird keine Auswahl geöffnet.

Bezeichnung

Ebenso wie über die Artikelnummer kann der Artikel auch über seine Bezeichnung gefunden werden. Eine Auswahlbox mit allen Artikeln, die die eingegebene Kombination enthalten, wird automatisch geöffnet wenn nach Eingabe von mind. 3 Zeichen mind. ein passender Artikel gefunden wird.

Menge

Die aktuell gezählte Menge des Artikels wird hier eingetragen. Die Einheit, ist im Artikelstamm hinterlegt und wird hinter der Bezeichnung des Eingabefelds für die Menge angezeigt.

Einheiten

Es wird keine Einheit angezeigt wenn noch kein Artikel gewählt wurde.

Speichern der Zählung

Zum Speichern der neuen Zählung wird die Schaltfläche für das Speichern genutzt. Eine kurze Rückmeldung zeigt, dass das Speichern geklappt hat.

Diese Meldung muss nicht bestätigt werden, sie schließt sich automatisch.

Anschließend steht der Cursor wieder im Feld Lagerplatz, um sofort eine neue Zählung erfassen zu können.

Fehler beim Speichern der Zählung

Wurde eines oder mehrere Pflichtfelder nicht eingegeben, wird eine Fehlermeldung angezeigt, die sich automatisch wieder schließt und alle fehlerhaften Felder werden rot umrandet.

Sobald der Fokus in einem dieser unvollständigen Felder steht, wird unter dem Feld der Grund der Meldung angezeigt.

Notiz zur Zählung erfassen

Zu jeder Zählung kann eine Notiz (z.B. zum Verfallsdatum oder Beschädigungen der Artikel) erfasst werden. Diese Bemerkung wird beim Export der Zählungen ebenfalls in der Exportdatei gespeichert. Die Textlänge ist auf 300 Zeichen begrenzt.

Liste der Zählungen aufrufen

Über den Listenbutton in der Titelzeile kann die Liste der bereits erfassten Zählungen dieser Inventur aufgerufen werden.

Liste der Zählungen

Liste der Zählungen

Zur aktuellen Inventur (1) werden alle Zählungen in einer Liste angezeigt.

Diese Liste der erfassten Zählungen bietet zwei verschiedene Ansichten, die in der Kopfzeile ausgewählt werden. Zum einen die Übersicht über alle erfassten Zählungen dieser Inventur (2) und zusätzlich eine Zusammenfassung der Zählungen in der Summenansicht (3).

Zählungen – Ansicht (2)

Alle zur Inventur erfassten Zählungen werden aufgelistet zunächst nach Datum sortiert mit der neuesten Zählung oben. Diese Sortierung kann geändert werden. In der Überschrift wird die Anzahl der erfassten Zählungen angezeigt (4). In der Liste der Zählungen können einzelne Zählungen ausgewählt (6) und bei Bedarf bearbeitet werden. Das Bearbeiten von Zahlungen ist in der Summenansicht nicht möglich. Chargen werden nur angezeigt wenn sie über die Optionen eingeschaltet wurden.

Summen – Ansicht (3)

Die zweite Ansicht zeigt die aus den erfassten Zählungen nach Artikeln zusammengefassten Summen. Wurden gleiche Artikel an mehreren Lagerplätzen gezählt, werden diese Zählungen hier in einer Summe zusammengefasst.

Weitere Funktionen (5)

Die Schaltfläche am rechten Rand der Listenüberschrift zeigt an, dass hier weitere Funktionen angeboten werden. In diesem Menü stecken die Suche, das Sortieren und Exportieren von Zählungen.

Suchen

In den Listen kann nach Artikelnummern oder Artikelbezeichnungen, Notizen und Teilen davon gesucht werden.

Sortieren

Über die Schaltfläche Sortieren können die Zähllisten nach Lagerplatz, Artikelnummer, GTIN / EAN und Erfassungsdatum auf- und absteigend sortiert werden. Dazu öffnen sich die Sortiereinstellungen für die Zählungen. Nach Bestätigung der Sortiereinstellungen wird die Liste sofort umsortiert.

Exportieren der Zählungen

Beide Listen können jeweils über die Exportfunktion in eine CSV-Datei exportiert werden.

Es entsteht eine Datei „Inventursummen_Tagesdatum _Uhrzeit.csv“. Diese Summendatei enthält je Summe vier Spalten und einer Überschrift mit dem Inhalt:

Artikelnr.;       = Artikelnummer
Bezeichnung; = Artikelbezeichnung
Menge;      = Erfasst Gesamtmenge des Artikels
Einheit             = Einheit des Artikels

Der Export der Zählungen schreibt eine Datei „Inventur_Tagesdatum_Uhrzeit.csv mit dreizehn (ohne Chargen) bzw. vierzehn Spalten (mit
Chargen) und einer Überschrift.

Die Datei enthält je Zählung eine Zeile mit den Informationen zu

Lagerplatz;                  = Lagerplatz des Artikels
Artikelnr.;                    = Artikelnummer
Bezeichnung;               = Artikelbezeichnung
GTIN / EAN;               = GTIN / EAN des Artikel
Charge;                         = erfasste Charge des Artikels
Menge;                          = erfasste Menge
Einheit;                         = Einheit des Artikels
Datum der Zählung; = Erfassungsdatum und –Uhrzeit der Zählung
Notiz;                             = Bemerkung zur Zählung
Inventur;                      = Inventurbezeichnung
Name Zähler1;            = Name, Kürzel oder Synonym Zähler 1
Name Zähler2;           = Name, Kürzel oder Synonym Zähler 2
Erstellt am;                 = Erfassungsdatum und -uhrzeit der Zählung
Geändert am               = letztes Änderungsdatum und –Uhrzeit der Zählung

Chargen werden nur dann in der Exportdatei ausgegeben wenn die Erfassung von Chargen in den Optionen eingeschaltet ist.Die exportierten Listen können anschließend versendet werden. Beim Export macht es keinen Unterschied, ob die Liste zuvor gefiltert oder sortiert wurde, es werden immer alle vorhandenen Zählungen der aktuellen Inventur exportiert.

Ändern von Zählungen

Durch Bestätigen einer Zählung aus der Liste, wird diese in einer eigenen Maske zum Editieren aufgerufen.

Ändern von Zählungen – Teil 1

Hier sind die Änderungen an der Zählung möglich solang die Inventur nicht als abgeschlossen markiert wurde. Die Zuordnung zur Inventur (3) und das Erfassungsdatum (4) können nicht geändert werden.

Löschen(2)

Eine Zählung kann hier komplett gelöscht werden.

Datum der Zählung (4)

Das Datum der Zählung wird bei der Erfassung einer neuen Zählung gespeichert und kann nicht verändert werden.

Lagerplatz (5)

Der Lagerplatz des Artikels.

GTIN / EAN (6)

Die GTIN / EAN des Artikels.

Charge (optional) (7)

Die Charge des Artikels.

Artikelnummer (8)

Die Artikelnummer ist immer eindeutig. Über diese Nummer, die nicht zwingend numerisch sein muss, wird der Artikel identifiziert.

Bezeichnung (9)

Die Bezeichnung des Artikels.

Ändern von Zählungen – Teil 2

Menge (10)

Die erfasste Menge des Artikels wird hier angezeigt und kann korrigiert werden. Diese Menge wird ggf. in der Summenliste mit den Mengen anderer Zählungen des Artikels zusammengefasst.

Notiz zur Zählung (11)

Zu jeder Zählung kann eine Bemerkung erfasst werden wenn den Zähler oder dem Prüfer eine Besonderheit zu diesem Artikel auffällt. Diese Notiz kann hier bearbeitet werden. Sie kann maximal 300 Zeichen umfassen und wird mit der Liste der Zählungen exportiert.

Name Zähler 1 (12) /Name Zähler 2 (13)

Der Name, Kürzel oder Synonym des ersten und zweiten Zählers im Team werden an jeder Zählung gespeichert und können hier verändert werden. Die Eingabe des zweiten Zählers ist optional. Es muss mindestens der erste Zähler erfasst sein.

Erstellt am (14)

Dieses Datum wird nicht verändert. Hier bleibt stets das ursprüngliche Erfassungsdatum der Zählung erhalten.

Geändert am (15)

Durch das Speichern der Änderungen wird der Zeitpunkt der Änderung an der Zählung gespeichert.

Änderungen speichern (16)

Erst durch das Speichern der Änderungen werden diese übernommen. Bevor über diese Schaltfläche gespeichert wurde können alle Änderungen in dieser Maske durch die Schaltfläche (1) wieder verworfen werden.

Artikel

In dieser App geht es darum, die Artikel im Lager zu zählen und diese Bestände zu erfassen, um sie weiter verarbeiten zu können. Ein korrekter Artikelstamm ist Voraussetzung für eine gelungene Inventur. Die Artikel werden unabhängig von einer Inventur erfasst. Das heißt, dass Artikel, die für die erste Inventur erfasst wurden auch in der nächsten Inventur oder Nachzählung zur Verfügung stehen. Die Erfassung ist in der Basisversion auf 50 Artikel begrenzt. Für die Nutzung von mehr als 50 Artikeln wird die Vollversion benötigt.

Liste der Artikel

Die Liste der Artikel zeigt alle manuell oder durch einen Artikelimport aufgenommenen Artikel. Die Liste kann sortiert und gefiltert werden. Artikel können gesucht, bearbeitet und auch gelöscht werden.

Die Artikelliste zeigt alle in der App gespeicherten Artikel zunächst sortiert nach Artikelnummern aufsteigend. Diese Sortierung kann geändert werden.

Weitere Funktionen

Über die Schaltfläche können weitere Funktionen auf dieser Liste angewendet werden.

Sortieren

Die Sortierung der Artikelliste ist nach Artikelnummer, GTIN / EAN, Artikelbezeichnung und Einheit der Artikel aufsteigend und absteigend möglich.

Suchen

In der Liste können Artikel über die Artikelnummer, Artikelbezeichnung GTIN /EAN, Einheit oder Teilen davon gesucht werden. Die Schaltfläche im Kopf der Artikelliste löscht die Filter, so dass wieder alle Artikel angezeigt werden.

Artikelimport

Der Import von Artikeln aus einer CSV-Datei ist möglich. Über die Schaltfläche wird der Artikelimport aufgerufen.

Dateiname

Für den Import wird der Dateiname inkl. Dateipfad eingegeben und bestätigt.

Datei suchen

Über Datei suchen kann eine Artikeldatei im Dateisystem gesucht und gewählt werden.

Datei laden und Artikelvorschau

Die Datei wird nun geprüft. Wenn sie verarbeitet werden kann, wird sie geladen und eine Artikelvorschau aus den Artikeln der gewählten Datei angezeigt. In der Artikelvorschau können alle oder einzelne Artikel gewählt werden. In den Hinweisen zu jedem Artikel steht, ob der Artikel neu angelegt oder ein vorhandener Artikel überschrieben würde. Fehlerhafte Artikel z.B. Ohne Einheit oder GTIN werden in den Hinweise als fehlerhaft angezeigt und können nicht ausgewählt werden.

Artikelimport

Über die Schaltfläche Artikel importieren werden alle markierten Artikel aus der Vorschau in das System übernommen.

Übersicht importierte Artikel

Nach dem importieren der Artikel bleibt eine Liste der importierten Artikel stehen. Diese Liste enthält wieder zu jedem importierten Artikel einen Hinweis, ob er neu war oder ob er einen vorhandenen Artikel überschrieben hat.

Erlaubtes Format für die Artikeldatei

Für den Import wird eine Semikolon-getrennte Artikeldatei vom Typ CSV mit mindestens 4 und höchstens 5 Spalten und einer Kopfzeile erwartet.

Beispiel:

Die CSV-Datei mit 4 Spalten sollte die Artikelnummer gefolgt von der Bezeichnung, GTIN/EAN und einer Einheit für den Artikel enthalten. In einer weiteren Spalte können weitere GTIN / EAN übertragen werden, die im Artikelstamm gespeichert werden. So können mehrere EAN für denselben Artikel gespeichert werden. In der Erfassung von Zählungen kann ein Artikel über die weiteren GTIN / EAN gefunden werden.

Export von Artikeln

Über Export Artikelliste kann die Liste der vorhandenen Artikel in eine Datei vom Typ CVS exportiert werden. Das Ergebnis entspricht im Aufbau dem unter Import genannten Beispiel mit 5 Spalten. Die exportierte Liste kann anschließend versendet werden. Beim Export macht es keinen Unterschied, ob die Liste zuvor gefiltert oder sortiert wurde, es werden immer alle vorhandenen Artikel exportiert.

Artikelneuaufnahme

Über die Schaltfläche in der Artikelliste wird die Neuaufnahme eines Artikels gestartet.

Artikel auswählen / ändern

Durch Anklicken eines Artikels in der Artikelliste wird die Maske zum Editieren des Artikels geöffnet.

Artikel bearbeiten

Artikel-Nr. (3)

Die eindeutige Artikelnummer kann nach der Neuaufnahme des Artikels nicht mehr geändert werden.

GTIN / EAN (4)

Die GTIN kann hier durch manuelle Eingabe oder Scannen des Artikels überschrieben werden. Hat der Artikel mehrere GTIN werden sie im Feld Weitere GTIN / EAN aufgenommen.

Einheit (5)

Die Einheit des Artikels kann geändert werden. Gleiche Artikel, die in unterschiedlichen Einheiten vorliegen (1-Liter, 1.5-Liter, 2-Liter…) sollten jeweils mit Ihrer GTIN aufgenommen werden und in der Bezeichnung entsprechend der Einheiten unterschieden werden.

Neuaufnahmen von Einheiten (6)

Hier können über die Schaltfläche neue Einheiten erfasst werden. Siehe auch Neuaufnahme Einheiten in der Artikelneuaufnahme.

Bezeichnung (7)

Die Bezeichnung des Artikels sollte möglichst exakt und eindeutig sein, damit der Artikel vom Zähler oder in späteren Auswertungen leichter identifiziert werden kann.

Weitere GTIN / EAN (8)

Weitere GTIN des Artikels können hier durch Kommas getrennt erfasst werden.

Änderungen speichern (9)

Erst durch das Speichern sind die erfassten Änderungen am Artikel gesichert.

Änderungen verwerfen (1)

Solange die Eingaben noch nicht am Artikel gespeichert wurden, können sie über Verwerfen rückgängig gemacht werden.

Artikel löschen (2)

Über kann der gesamte Artikel gelöscht werden.

Achtung: Wird ein Artikel gelöscht, zu dem bereits eine Zahlung erfasst wurde, bleibt die Zahlung erhalten und sollte ebenfalls gelöscht werden weil der Artikel dazu nicht mehr existiert.

Neuen Artikel aufnehmen

Aus der Liste der Artikel heraus und auch während der Erfassung einer neuen Zählung können Artikel manuell aufgenommen werden. Siehe auch Artikelneuaufnahme während einer Zählung.

Durch den Import von Artikel aus einer CSV-Datei kann eine Liste von Artikeln auf einmal aufgenommen werden. Siehe auch Importieren von Artikeln.

Für die Neuaufnahme eines Artikels wird eine eigene Maske angezeigt. Pflichtfelder sind mit einem roten Sternchen gekennzeichnet.

Artikelnummer (1)

Die Artikelnummer ist immer eindeutig. Zwei Artikel können nicht die gleiche Artikelnummer haben. Die Artikelnummer darf auch Buchstaben und Leerzeichen enthalten.

GTIN / EAN und weitere GTIN / EAN (2)/(6)

Die GTIN (Global Trade Item Number) ist eine Identifikationsnummer, mit der Produkte und Packstücke weltweit eindeutig identifiziert werden können. Sie ersetzt die früher gebräuchliche EAN (European Article Number). Üblicherweise ist die GTIN mit einem Strichcode am Artikel codiert.

Auch über die GTIN / EAN kann ein Artikel identifiziert werden. Es kann sein, dass ein Artikel weitere GTIN / EAN hat, die ebenfalls zu diesem Artikel erfasst werden können. Über den Scanner oder durch manuelle Eingabe werden die GTIN / EAN erfasst.

Einheit (3)

Jeder Artikel hat eine Einheit. Die Einheiten, die in der App bereits verwendet wurden, werden hier in der Auswahlbox der Einheiten vorgeschlagen. Es können beliebige Einheiten erfasst werden z.B. Stück, Liter, Kilogramm oder 50-Liter-Fass.

Neuaufnahme von Einheiten (4)

Einheiten können über den Plus-Button neu in die Liste der Einheiten aufgenommen werden. Einheiten, die an keinem Artikel verwendet werden beim nächsten Aufruf der Artikelpflege nicht mehr vorgeschlagen.

Neuaufnahme Einheit

Die Neuaufnahme erfolgt in einem kleinen Fenster, in dem sich nur das Eingabefeld für die neue Einheit (8) und eine Schaltfläche zum Bestätigen der Eingabe (9) befinden.

Durch Klicken auf einen beliebigen Bereich außerhalb des Eingabefensters wird die Neuaufnahme abgebrochen.

Nach der Bestätigung der neuen Einheit über die Schaltfläche wird die Einheit in die Ansicht des Artikels übernommen und in die Auswahlliste der Einheiten eingetragen. Am Artikel selbst wird die neue Einheit erst gespeichert wenn der Artikel gespeichert wird.

Bezeichnung (5)

Die Bezeichnung des Artikels wird hier möglichst genau eingetragen.

Artikel speichern (7)

Durch das Speichern des neuen Artikels wird er in den Artikelstamm aufgenommen und kann von nun an für Zählungen verwendet werden.

Wurden Pflichtfelder nicht gefüllt oder die Artikelnummer ist bereits vergeben, wird für kurze Zeit eine entsprechende Fehlermeldung ausgegeben und die fehlerhaften Felder rot umrandet. Sobald der Fokus in einem der fehlerhaften Felder liegt, wird zusätzlich ein Hinweistext unter dem Eingabefeld angezeigt.

Begriffe

GTIN / EAN

Fokus

Wenn der Cursor (Fokus) in einem Feld liegt wird es optisch etwas hervorgehoben. Der Cursor blinkt im Feld, eine Eingabe wird erwartet.

Schaltfläche

Über eine Schaltfläche (Button) können Funktionen der App wie z.B. Speichern ausgelöst, weitere Menüpunkte geöffnet oder innerhalb der App navigiert werden.

Die Schaltflächen enthalten meist nur ein Symbol z.B. , manchmal ein Symbol und einen Text z.B. oder .

Artikelstamm

Der Artikelstamm enthält alle Artikel, die in dieser App erfasst wurden. Sie stehen auch bei der nächsten Inventur zur Verfügung.

Einheit

Für jeden Artikel muss eine Einheit angegeben werden. Die Einheit ist z.B. Stück, Kilogramm oder Liter.

Scannen

Informationen, die als Strichcode vorliegen können wie die GTIN und der Lagerplatz können mit einem Scanner oder der Kamera des Smartphones gescannt werden. Hierzu ist die Installation einer Scansoftware notwendig.

Charge

Eine Charge oder auch Los, Serie, Batch oder Partie wird die Gesamtheit der Einheiten verstanden, die die gleichen Eigenschaften aufweisen und in einem Chargenprozess oder einer Losfertigung produziert werden. Unter gleichen Bedingungen werden Waren erzeugt, hergestellt oder verpackt.